Préparez-vous au bulletin de paie clarifié 2025 !

A partir du 1er janvier 2025, préparez-vous à accueillir un tout nouveau modèle de bulletin de paie ! Cette transformation n’est pas qu’une nouvelle case à cocher pour les services RH, mais une avancée pour faciliter la compréhension et la transparence de ce document. Alors, qu’est-ce que cela signifie pour vous et comment pouvez-vous vous préparer ? Sortez un papier et votre stylo à pompon favori, nous allons tout vous expliquer.

Ce changement, bien que salutaire pour la compréhension des fiches de paie, implique des ajustements pour les services RH et administratifs. Et il n’est pas question de remettre cela à plus tard ! Car à partir du 1er janvier 2025, il ne sera plus possible de faire l’impasse sur les nouvelles rubriques imposées. Les entreprises doivent donc profiter de cette phase transitoire pour ajuster leurs processus actuels, et être prêts le moment venu.

• Adaptation des logiciels de paie : La première étape pour être en conformité est de s’assurer que les logiciels de paie sont à jour. La plupart des fournisseurs de logiciels actualiseront automatiquement leurs systèmes pour intégrer les nouvelles rubriques. Mais des personnalisations pourraient être nécessaires.
• Formation des équipes RH et paie : Même les meilleurs logiciels ne remplaceront jamais une équipe RH bien formée. Les entreprises doivent donc s’assurer que leurs collaborateurs comprennent les nouvelles exigences et savent non seulement comment les appliquer, mais aussi comment les expliquer aux salariés. Cela peut prendre la forme d’ateliers, de sessions de formation, ou même de webinaires.
• Mise en place de processus de vérification : Dans un premier temps, pour éviter toute mauvaise surprise, il est essentiel de mettre en place une check-list de tous les points à contrôler. Ces processus ont pour objectif de s’assurer que tous les bulletins de paie respectent les nouvelles normes, et ainsi échapper aux pénalités en cas de non-conformité.
• Communication avec les équipes : Les changements peuvent parfois susciter des interrogations (voire des craintes) chez les salariés. Pour échapper à la noyade sous une vague de questions, une communication transparente sur les conséquences et les bénéfices de cette mesure est de mise pour instaurer et maintenir un climat de confiance.

Le passage obligatoire au nouveau modèle de bulletin de paie clarifié est donc une évolution nécessaire, mais qui demande une préparation minutieuse. Les entreprises doivent se mobiliser dès maintenant pour adapter leurs systèmes et sensibiliser leurs équipes, sous peine de se retrouver débordées en janvier 2025.

Les fiches de paie, ces fichiers que de nombreuses personnes reçoivent tous les mois mais si complexes à déchiffrer, ont connu plusieurs changements ces dernières années.

2016 est la première année où le gouvernement a introduit le bulletin de paie simplifié en regroupant des lignes, reformulant des intitulés et supprimant des colonnes. En 2018, il est rendu obligatoire pour toutes les entreprises. Plus tard, l’arrêté du 31 janvier 2023 instaure un nouveau modèle qui prévoit plusieurs modifications (et pas des moindres) !

Introduction du montant net social

L’élément le plus marquant est l’introduction du montant net social, obligatoire depuis le 1er juillet 2023. Une mesure qui ravit les réfractaires aux mathématiques !

Il représente le revenu net d’un salarié après déduction des prélèvements sociaux, et sert de référence pour le calcul des prestations sociales (prime d’activité, RSA, etc.). Contrairement au montant net à payer, qui est le salaire final perçu, cette valeur exclut certains éléments, comme les avantages en nature ou les frais professionnels, qui ne sont pas pris en compte dans ce calcul.

Derrière cette mesure apparaît la volonté de fiabiliser les ressources considérées dans l’attribution des aides financières. Cette initiative s’inscrit dans le contexte de « solidarité à la source », où l’objectif est de verser automatiquement les aides aux personnes éligibles, réduisant ainsi la pauvreté et la fraude.

C’est dans ce contexte que le montant net social doit être déclaré auprès des organismes sociaux via la DSN (Déclaration Sociale Nominative) depuis le 1er janvier 2024. Cette procédure de transmission dématérialisée des données sociales permet de réduire votre charge administrative, tout en assurant que les informations fournies sont exactes et à jour.

Modification des lignes et des libellés

Le nouveau modèle de bulletin de paie voit l’ajout et la suppression de certaines lignes pour en améliorer l’explicité :

• Notamment, les lignes « dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie » et « Allègement de cotisations employeur » sont supprimées.
• La section « Remboursement et déductions diverses » fait son apparition. Elle regroupe les remboursements de frais professionnels (transport, titres-restaurants, etc.) et d’autres déductions diverses. Bien que ces éléments apparaissent après le montant net social, certains peuvent être pris en compte dans son calcul.
• L’ensemble des cotisations et contributions sociales sont désormais centralisées en deux blocs distincts : Les cotisations et contributions sociales obligatoires (la sécurité sociale, la retraite de base, etc.) et les cotisations et contributions sociales facultatives (la prévoyance, les mutuelles, etc.).
• La rubrique « Exonérations et allègements de cotisations » est également ajoutée, détaillant les allègements patronaux et salariaux, comme par exemple, la réduction générale des charges patronales, les exonérations spécifiques pour les zones de revitalisation rurale, les jeunes entreprises innovantes, etc.

Plus qu’une obligation réglementaire, adopter le nouveau modèle de bulletin de paie présente plusieurs avantages pour les employeurs et les salariés !

• Meilleure compréhension : Finalement le principal objectif est de rendre la fiche de paie plus lisible et compréhensible pour les collaborateurs. Terminé les « C’est quoi cette ligne ? Je ne sais pas à quoi ça correspond ! Tant pis on verra plus tard… », les informations sont présentées de manière plus lisible, avec des libellés allégés et des regroupements logiques.
• Simplification des démarches administratives : Pour les employeurs, la séparation des cotisations sociales obligatoires et facultatives et la création de rubriques spécifiques permettent de structurer les informations de manière plus cohérente.
• Optimisation des déclarations des aides sociales : Avec l’affichage du montant net social, les salariés bénéficiaires du RSA ou de la prime d’activité peuvent déclarer leurs revenus plus facilement pour bénéficier des aides. De quoi réconcilier avec les démarches administratives…
• Réduction des risques d’erreurs : Grâce à une présentation plus structurée, les risques d’erreurs dans les fiches de paie sont réduits. Moins d’erreurs, c’est moins de corrections à faire, ce qui signifie des services RH plus zen !

Finalement, se préparer à l’arrivée du bulletin de paie clarifié en 2025 ne se fait pas d’un claquement de doigts ! Planifier dès maintenant la mise en place de cette réforme permet non seulement d’éviter les embûches le moment venu, mais aussi de prendre un avantage stratégique considérable en matière d’organisation et de satisfaction collaborateurs. Un peu d’anticipation aujourd’hui, c’est beaucoup de tranquillité d’esprit demain !