La dématérialisation n’est plus un choix, mais une nécessité.
Il est grand temps d’engager cette transformation sans délai pour inscrire votre entreprise sur le chemin de la conformité… et de la productivité !
Selon une étude réalisée par Archimag à la fin de l’année 2021, près de 20% des entreprises n’avaient pas encore activement engagé la transformation digitale vers davantage de dématérialisation. Invoquant le manque de budget (18 %), de temps (24 %) ou simplement d’intérêt (13 %), ces organisations doivent désormais accélérer !
Dématérialisation des factures : entre promesse d’efficacité et réduction des délais de paiement
A partir du 1er juillet 2024, les entreprises établies en France auront l’obligation d’accepter toutes factures électroniques émises par leurs fournisseurs. Si l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, relative à l’article 195 de la loi de finances pour 2021, prévoyait que la facturation électronique entre assujettis à la TVA et la transmission dématérialisée de données à l’administration soit effective en juillet 2024 pour l’ensemble des entreprises, le calendrier a été retardé.
Les TPE et PME devront à leur tour négocier le virage de la dématérialisation au 1er janvier 2026. Pour les autres, il y a urgence à agir !
Même si certaines entreprises peuvent se montrer rétives à cette transformation, la dématérialisation des factures présente bien des avantages. En effet, la facture électronique n’est pas que la déclinaison au format PDF d’une facture papier !
Associée à une solution digitale performante, la facture électronique devient source de donnée permettant un pilotage financier avancé de l’entreprise. Simplification et optimisation de la gestion du poste client, elle constitue également une promesse de réduire les délais de paiement tout en limitant les interventions humaines.
Un double bénéfice puisque les collaborateurs peuvent alors se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Optimisation du DSO, réduction du coût de traitement, vision à 360° des encours clients, mise en conformité… La facture électronique est une promesse d’efficacité, de transparence mais aussi de préservation de la qualité de la relation client car elle limite l’exposition au risque de litiges.
Dématérialisation de la paie : tous gagnants ?
Depuis 2009, les entreprises sont autorisées, après consultation des collaborateurs, à délivrer les bulletins de paie de manière électronique. Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme, sauf si le collaborateur formule expressément la demande d’un bulletin de paie au format papier. La dématérialisation de la paie et, plus globalement, la dématérialisation des RH est une avancée majeure tant pour les collaborateurs que pour les entreprises.
Réduction des coûts de gestion, gain de temps et de productivité pour les équipes RH, mais aussi diminution de l’empreinte environnementale de l’entreprise, les bénéfices sont nombreux.
De manière plus prosaïque, la digitalisation de la paie présente un autre avantage. En cas de contrôle de l’URSSAF, les bulletins de salaire dématérialisés peuvent faire l’objet d’un export en masse. Une centralisation de l’information capitale pour gagner du temps et créer les conditions de la confiance avec l’administration !