Comment se préparer à la Réforme de la Facturation Electronique ?

Nombreux sont ceux qui scrutent le calendrier de la Réforme de la Facture Électronique (RFE) en espérant comprendre à quelle sauce ils seront mangés. Quelles modalités ? Quelles obligations ? Quels impacts ? Vous aussi, vous voulez anticiper son arrivée et préparer au mieux votre mise en conformité ?

Pour bien comprendre en quoi cette réforme est bien plus qu’une simple mise à jour informatique, commençons par le début.

Le développement de la facturation électronique est un projet européen, et même mondial. Et ce n’est pas nouveau : ses prémices remontent à 2001, avec une première directive de l’Union Européenne relative à ce sujet. Oui, il est donc aussi vieux que l’iPod !

Il faut bien avoir en tête qu’en France, la dématérialisation des factures à destination des administrations publiques est déjà obligatoire, via la plateforme Chorus Pro, depuis le 1^er janvier 2021, et les grandes entreprises échangent depuis de nombreuses années des données en EDI. La RFE apparaît donc comme une nouvelle étape logique pour toutes les entreprises (assujetties à la TVA)

D’ici 2026, toutes les entreprises, ETI, PME, et TPE entreront donc dans le champ d’application de la réforme (à l’exception de cas particuliers décrits dans la note de la DGFIP)

Vous vous en doutiez, cette réforme vise avant tout à renforcer la compétitivité des entreprises, améliorer la connaissance de l’activité de l’entreprise, simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA et à limiter la fraude. Mais encore ?

Pour peu que votre entreprise s’y prépare bien, cette réforme peut être un levier pour :

• Améliorer son image de marque en perfectionnant l’expérience client et fournisseur, en accélérant la réactivité des équipes et en réduisant le nombre de litiges – voire en supprimant des risques de non-qualité.
• Mieux organiser le travail, en simplifiant l’accès aux données en situation de mobilité, en s’orientant vers des missions à valeur ajoutée.
• Améliorer sa visibilité, que ce soit en accélération de rotation du cash ou par le pilotage de son activité avec des données alimentées en quasi-temps réel.
• Contribuer à l’écoresponsabilité en réduisant l’impact écologique et en participant à la politique RSE des entreprises.

On l’a vu, la décision de généraliser la facturation électronique ne s’est pas faite en un jour (comme Rome, quoi). Il en va de même pour l’application de la RFE : plus qu’une mise à jour informatique, il s’agit d’une étape qui s’inscrit dans un projet d’entreprise transverse.

Au-delà des questions informatiques ou de qualité des données, le déploiement de la RFE touche donc à la question de l’accompagnement au changement puisque les équipes auront besoin d’être formées aux nouveaux outils, aux nouveaux process, aux nouvelles règles de gestion, voire à de nouvelles fonctions…

De plus, sa mise en place va nécessiter une période de transition, durant laquelle il faudra faire cohabiter la solution cible et le traitement de l’existant.

4 changements majeurs avec la RFE :

• L’intégration automatique de toutes les factures de l’entreprise dans le système comptable,
• Le pré-remplissage de la déclaration de TVA,
• La mise à disposition de nouvelles informations : statuts, mentions de factures normalisées,
• Le passage d’un contrôle à posteriori à un contrôle à priori de la conformité des factures.

Alors c’est sûr, c’est du changement… Mais vous allez voir, chez Parthena Consultant on a pensé à tout pour bien déployer votre projet de mise en conformité RFE !

Pour préparer le terrain de ce projet au long court, c’est un peu comme pour se baigner dans l’eau froide : il faut se mouiller la nuque avant, et y aller doucement, centimètre par centimètre.

Alors nous nous sommes lancés dès 2022 dans une démarche graduelle avec une première phase de sensibilisation. Début 2023, nous avons organisé un événement pour décrire de manière opérationnelle et pragmatique le projet de mise en conformité RFE, et expliquer les étapes à suivre.

Depuis, Parthena Consultant mène une phase de diagnostic détaillée, client par client, pour designer des approches sur-mesure, ajustées à leurs besoins et particularités. Une fois que cet audit 360 est réalisé et que les cas d’usages métiers sont définis, la mise en action (préparation des systèmes d’informations, formations…) peut s’enclencher.

La période actuelle est donc un point d’étape important sur le plan stratégique, qui va nous permettre de vous accompagner au mieux.

Mais sur quel périmètre précis Parthena Consultant peut vous accompagner ?

• Sur les données informatiques
  Nous intervenons sur les données informatiques, notamment pour mettre à jour vos référentiels, paramétrer vos outils, faire évoluer les interfaces et toute l’urbanisation associée. Nous gérons aussi les mises à jour de paramètres, l’évolution de votre organisation, la formation des équipes. Nous accompagnons également la mise en production, nous réalisons l’application des patchs et assurons bien d’autres missions.
• Sur la recherche de partenaires
  Nous vous mettons en relation avec des partenaires dont les expertises sont complémentaires aux nôtres. Ils vous conseillent sur les études d’impacts, vous accompagnent dans l’évolution de votre organisation et de vos process, et forment le responsable RFE de votre entreprise.

Vous avez bien lu : pour que la prise en main de votre projet soit réussie, il est essentiel que vous définissiez une personne responsable RFE que nous pourrons accompagner.

Elle sera en particulier responsable de la mise à jour de vos référentiels, du branchement de votre SI à l’annuaire, de la mise en place des différents flux et du projet Datas. Elle validera chacune des étapes du projet et accompagnera vos équipes.

Le ou la responsable RFE joue un rôle-clé, et il convient de ne pas tarder dans sa désignation, pour pouvoir vous mettre en ordre de marche le moment venu.

Pour conclure, la mise en place de la RFE est cruciale pour votre entreprise.

Bien appliquée, cette réforme est un vrai gage de compétitivité ! Alors certes, elle va vous demander des investissements. Mais avec Parthena Consultant, soyez assurés de bénéficier d’un accompagnement méthodologique efficace. Et ça c’est déjà un excellent début.