Aktuel modernise son système comptable et financier avec Sage 100, Zeendoc et l’accompagnement de Parthena Consultant
Service AKTUEL
Aktuel est une société solidement ancrée dans le secteur de l’événementiel depuis plus de 30 ans. À l’origine spécialisée dans la location d’arts de la table, Aktuel a recentré ses activités en 2020 pour se concentrer exclusivement sur la location de mobilier évènementiel. Aktuel, dont le siège est situé à Palaiseau (91), est également implanté dans le sud à Grasse (06), renforçant ainsi sa présence à la fois dans la capitale et sur la Côte d’Azur.
Pourquoi Aktuel a décidé de faire évoluer son système d’information ?
Jusqu’en 2019, Aktuel utilisait un logiciel de gestion développé en interne, qui, bien que spécifiquement conçu pour répondre aux besoins de l’entreprise, présentait un risque à moyen terme par le départ en retraite du concepteur, sans aucun suivi possible.
L’objectif a donc été de mettre en place un socle de solutions performant en vue de la nouvelle stratégie d’entreprise explique Vincent Lemercier, Responsable Administratif et Financier : « Il était nécessaire pour Aktuel d’évoluer vers une solution moderne et pérenne d’un éditeur de renom, qui nous permettrait d’effectuer notre changement d’activité en tout sérénité et de répondre efficacement à nos défis futurs. »
Sage 100 et Zeendoc
Pour répondre à ces exigences, Aktuel a fait appel à l’expertise de Parthena Consultant et a opté pour la suite Sage 100, comprenant Sage 100 Comptabilité, Moyens de Paiement, Immobilisations et Paie. « Dès mon arrivée en 2019, nous avons entamé la configuration des applications Sage 100 », souligne Vincent Lemercier. Cette suite logicielle a été sélectionnée en raison de sa robustesse et de sa capacité à proposer une comptabilité moderne et intégrée. Parallèlement, l’outil Zeendoc a été déployé pour la dématérialisation des factures, optimisant ainsi les flux fournisseurs et libérant du temps précieux pour les équipes.
Maximiser l’efficacité opérationnelle avec Sage 100 et Zeendoc
La mise en place de Sage 100 a permis à Aktuel de gagner en efficacité et en productivité. « J’ai positionné Sage 100 au centre de toute notre information comptable et financière, grâce à quoi j’ai pu créer mes propres tableaux de bords et formaliser des résultats clairs pour nos prises de décision.
Cela me permet d’automatiser de nombreuses tâches et de me concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Sans ces solutions mises en place, le travail que je fais seul aujourd’hui aurait nécessité hier plusieurs personnes. », explique Vincent Lemercier.
« La solution modulaire Sage 100 est un outil idéal pour une PME comme la nôtre, car il nous permet de nous affranchir de certaines tâches manuelles répétitives et nous fait gagner un temps précieux. »
La mise en place de Zeendoc a permis de révolutionner la gestion des factures avec l’introduction de la numérisation. « Parfaitement connectée à Sage 100, la solution Zeendoc a permis d’enlever le poids du traitement des factures au service comptabilité : la gestion des factures est devenue plus facile à vivre au quotidien et moins chronophage. De plus, chaque opérateur peut désormais accéder à l’historique des documents de manière autonome, ce qui nous a permis d’amorcer efficacement la transition numérique, une étape cruciale surtout lors de la période de COVID. », ajoute Vincent Lemercier.
Le soutien indispensable de Parthena Consultant
Le parcours vers la transition numérique n’a pas été sans embûches pour Aktuel, mais l’expertise et la réactivité des équipes de Parthena Consultant ont été des facteurs déterminants pour la réussite de ce projet.
Parthena Consultant s’est tenu aux côtés d’Aktuel dès les premières étapes de la mise en place de Sage 100 et Zeendoc, du déploiement au support en passant par le ‘go live’. « Dès le début, nous avons été accompagnés par un référent unique qui a joué un rôle essentiel dans notre projet. Son expertise approfondie du produit, sa disponibilité et sa réactivité ont permis de garantir le bon déroulement du projet. », souligne Vincent Lemercier.
Le savoir-faire est la clé de Parthena Consultant
Mais l’accompagnement de Parthena Consultant ne s’est pas limité à l’installation des outils ; il a également ouvert de nouvelles perspectives pour Aktuel. Grâce aux connaissances pointues des produits par les équipes expertes de Parthena Consultant, Aktuel a pu exploiter pleinement les fonctionnalités de Sage 100 et Zeendoc, allant même au-delà de ses capacités natives. « La principale qualité des consultants est leur connaissance des solutions : c’est le petit plus qui fait la différence. On peut aller au-delà du logiciel natif et s’approprier réellement les données, tout en sortant de la routine chronophage du traitement manuel de la data. La construction d’une BI personnalisée nous a permis de repousser les limites de ce que nous pensions possible. », explique Vincent Lemercier.
L’impact de cet accompagnement dépasse largement le cadre du projet lui-même. En transformant la façon dont Aktuel gère ses données et ses processus, Parthena Consultant a permis à l’entreprise de repenser entièrement ses méthodes de travail. « Le transfert de compétences et le soutien continu que nous avons reçus ont été de vrais atouts. Je le redis, si nous n’avions pas travaillé avec un expert capable d’aller au-delà du produit, nous n’aurions pas réussi à effectuer notre réorganisation : grâce à l’accompagnement de Parthena Consultant, nous étions prêts en mars 2020 pour le travail en distanciel ! », ponctue Vincent Lemercier.
Un projet de transformation numérique réussi et des perspectives prometteuses
Depuis le déploiement de Sage 100 et Zeendoc, Aktuel constate pleinement les bénéfices de cette modernisation. « Nous avons gagné en efficacité et en flexibilité, ce qui nous a permis de mettre en place une nouvelle organisation moins chronophage et de mieux gérer les pics de demande. », se réjouit Vincent Lemercier. La dématérialisation complète des factures avec Zeendoc a également permis de libérer de l’espace et de faciliter le travail à distance.
« Je recommande vivement Parthena Consultant. Leur expertise et leur approche personnalisée ont fait toute la différence. », conclut Vincent Lemercier.
Grâce à l’accompagnement stratégique de Parthena Consultant, Aktuel a non seulement pu moderniser son système d’information comptable et financier, mais a également développé des capacités analytiques avancées grâce à une Business Intelligence sur mesure.
Fortes de ces avancées, les équipes de Aktuel sont désormais prêtes à aborder avec confiance les prochaines étapes de la croissance de l’entreprise ainsi que ses prochains défis, y compris l’adoption de la Réforme de la Facturation Electronique.
Qui est Vincent Lemercier ?
Vincent Lemercier a rejoint Aktuel en avril 2019 en tant que responsable comptable, et occupe aujourd’hui le poste de Responsable administratif et financier. Collaborateur à multiples facettes, Vincent Lemercier a la charge d’un large panel de responsabilités au sein de Aktuel, allant de la finance, la comptabilité, la trésorerie, le contrôle de gestion, la mise en place des moyens informatiques et réseaux, les ressources humaines, la RSE jusqu’au rôle clé de référent RFE en interne.
Vous rencontrez ce genre de problématiques ?
Contactez l’un de nos experts pour trouver une solution complète et efficace qui répond aux besoins spécifiques de votre secteur.
